Bereid je grondig voor: maak een risicoanalyse en een draaiboek
Voorzie voldoende tijd voor een grondige voorbereiding
Maak in ieder geval ook de inschatting of je als bestuur voldoende tijd kan nemen om de heropstart voor te bereiden. Opgelegde aanpassingen voor een veilige heropstart zorgen voor heel wat werk en energie, iets wat niet te onderschatten is. Realiseer je dat je alles een beetje moet heruitvinden en dat je een start van de activiteiten grondig en volledig zal moeten voorbereiden. Bepaal mede aan de hand daarvan een realistische datum waarop je de werking van je vereniging weer kan beginnen.
Wat houdt je voorbereiding in:
2. Draaiboek opstellen
- Voor elke (soort) activiteit wordt er een draaiboek voorzien waarin de activiteit zelf in al zijn aspecten (locatieplan, materiaallijst, tijdschema, …) en alle bijhorende veiligheidsmaatregelen worden opgenomen.
- De inhoud en vorm van zo’n draaiboek is sterk afhankelijk van de aard van de activiteit. Door verstandig met groepsindeling te werken, de beweging en fysieke interactie tijdens de repetitie of een andere activiteit te beperken en hygiënemaatregelen rond contactoppervlakten te nemen, kunnen risico’s beperkt worden.
- Het toezicht op het naleven van de maatregelen moet ernstig uitgevoerd worden. Enkele aandachtspunten hierbij:
- Beheersing van groepen mensen (crowd management) – zeker wanneer groepen mensen zich vormen (bij aankomst, in een pauze, bij verplaatsing …)
- Indeling van de ruimtes (gebouwplannen, lokaalindeling, …), met extra aandacht voor de sanitaire voorzieningen (toegangen, afstandssignalisatie, desinfectie en ventilatie van de toiletten, …).
- Dit draaiboek is belangrijk:
- als basisdocument bij de voorbereidingen.
- als houvast voor organisator, begeleider en deelnemer, zaaluitbater.
- als bewijs voor de (lokale) overheid
Hierbij alvast een basis sjabloon voor het opstellen van een draaiboek.
Sjabloon draaiboek als Excel-file
Haal inspiratie uit draaiboeken van andere organisatoren:
