Tips bij communicatie
De beheersing van de risico’s staat of valt met heldere communicatie op elk moment. Voorzie daarom algemene communicatie via je diverse mediakanalen waarbij je (potentiële) deelnemers, vrijwilligers, freelancers, personeel en andere belanghebbenden informeert over de regels in jouw organisatie met betrekking tot de preventie van COVID-19. Vermeld een contactpunt voor coronagerelateerde vragen.
Schakel je activiteiten-coördinator in
- Het is belangrijk dat de maatregelen en afspraken consequent nageleefd worden tijdens de activiteit. De activiteiten-coördinator neemt zelf niet deel aan de activiteit, maar ziet erop toe dat alles vlot verloopt. Hij/zij kan op elk moment reageren of ingrijpen als de regels niet opgevolgd worden.
- De coördinator neemt bij de start van de activiteit ook telkens aanwezigheden op. Bij een mogelijke besmetting kan die aanwezigheidslijst een grote hulp zijn voor de procedure van contacttracing.
- Eventueel kan je ervoor kiezen om meerdere coördinatoren ‘op te leiden’, zodat de aanwezigheid kan verdeeld worden.
Communicatie voor de activiteit
- Zet de juiste en voldoende kanalen in om ervoor te zorgen dat iedereen vooraf goed geïnformeerd is (brief, telefoontje, folder, mail, Facebook, WhatsApp, website …).
- Geef vooraf duidelijk aan dat je de nodige veiligheidsregels respecteert en dat je preventieve maatregelen hebt genomen. Vermeld deze ook specifiek.
- Laat weten welk materiaal jouw deelnemers of begeleiders zelf moeten meebrengen (mondmaskers, ontsmettende gel, schrijfgerief, teksten, props…).
- Benadruk dat mensen die ziek zijn, of die tot drie dagen voor de activiteit symptomen van COVID-19 vertoonden, niet zijn toegelaten.
- Vermeld de maatregelen die je hebt genomen in verband met de verplaatsing van en naar de activiteit. Pas eventueel het start- of einduur aan zodat spitsuren vermeden worden.
- Voorzie contactgegevens voor wie extra vragen heeft in verband met de veiligheid vande activiteit of voor wie een besmetting na de activiteit wil melden.
- Voor de begeleiders voorzie je duidelijke instructies. Zorg indien nodig voor de nodige opleiding.
- Stel je vooraf de vraag hoe je contactgegevens kan verzamelen in functie van contact tracing met inachtneming van de privacy van je deelnemers: hou de gegevens van deelnemers bij voorkeur minstens een maand bij met toestemming volgens de principes van GDPR.
- Werk je met Bubbels dan is voldoende om per ‘Bubbel’ de contactgegevens van 1 verantwoordelijke van de bubbel te registeren.
Communicatie tijdens de activiteit
- Regel de toestroom van deelnemers en vang ze op voor de ingang. Zorg dat ze bij binnenkomst goed geïnformeerd worden over de maatregelen.
- Wijs iedereen op zijn/haar verantwoordelijkheid om alle veiligheidsregels en preventiemaatregelen nauwgezet op te volgen (hand- en hoesthygiëne, afstand bewaren, …).
- Stel mensen op hun gemak, zorg dat ze het als een ontspanning aanvoelen en dat ze met een gerust geweten kunnen deelnemen. Zorg dat de nadruk ligt op het plezier maar met respect voor de regels.
- Voorzie visueel materiaal om mensen te herinneren aan de maatregelen (posters, flyers, …).
- Geef je deelnemers bij het begin en tijdens de activiteit de gelegenheid om aan te geven of ze zich voldoende veilig voelen bij de manier waarop je de risico’s aanpakt.
- Reageer onmiddellijk als je ziet dat regels niet worden opgevolgd. Geef duidelijk aan dat wie ziek wordt binnen de veertien dagen na de activiteit dit moet melden aan de organisatoren en zo nodig ook medewerking moet verlenen aan contacttracing.
Communicatie na de activiteit
- Communiceer het nodige als er binnen de veertien dagen na je activiteit een melding volgt van een mogelijke besmetting van één van de deelnemers.
Handige downloads:
